Wann steht die Wahl eines Systemlieferanten auf der Tagesordnung? Wenn für Ihr Unternehmen, Ihren Verein oder für eine von Ihnen organisierte Veranstaltung ein Bedarf an konkreten Lösungen besteht, d. h. es werden funktionierende Systeme zum Beispiel zum Erhalt von Zahlungen, für die Zutrittskontrolle, für einen Webshop oder für das Erstellen einer mobilen Akkreditierungen benötigt. Ein guter Systemlieferant kann Ihre Bedürfnisse umfassend und vielseitig realisieren und Unterstützung sowie notwendige Integrationen für vorhandene Systeme anbieten.

In diesem Blogbeitrag behandeln wir die wichtigsten Themen, die bei der Wahl eines Systemlieferanten zu beachten sind. Egal, ob Sie Kassenterminals für ein Restaurant, eine Webshop-Lösung für einen Sportverein oder eine ganzheitliche Technologielösung für eine Veranstaltung anschaffen möchten – bedenken Sie zuerst die folgenden Punkte. 

Ganzheitliches Dienstleistungsangebot 

Besonders, wenn Sie auf der Suche nach einer umfangreicheren Systemlösung sind, lohnt es sich zu prüfen, was das Dienstleistungspaket beinhaltet. Bei einer großen Publikumsveranstaltung benötigen Sie zum Beispiel ein Bezahlsystem, eine Zutrittskontroll-Lösung für unterschiedliche Kundengruppen, Mitarbeiter und Freiwillige, eine Besucherzählung sowie viele weitere Systeme.  

Bekommen Sie alle oder den größten Teil der Systeme beim gleichen Anbieter? Je mehr Lösungen Sie bei einem Systemlieferanten ausfindig machen, mit umso weniger Instanzen müssen Sie Verträge abschließen, Zeitpläne vereinbaren und Besprechungen organisieren. 

 Was können Sie von einem Systemlieferanten erwarten? Benötigen Sie zum Beispiel die folgenden Dinge? 

  • Ein Bezahlsystem 
  • RFID-Karten oder – Armbänder, um das Bezahlen und den Zutritt zu beschleunigen 
  • Zutrittskontrolle 
  • Besucherzählung 
  • Datenverbindungen 
  • Onlineshop 
  • Eine mobile Anwendung

Ein ganzheitliches Dienstleistungspaket umfasst all jene Teile, die gerade Sie benötigen. Finden Sie also zuerst heraus, was genau Sie benötigen und prüfen Sie anschließend, ob Ihr potentieller Systemlieferant einen Teil oder sogar alle Ihre Bedürfnisse abdeckt. 

 

Eine Veranstaltungsmitarbeiterin schaut sich die Kassenterminals an. Was ist bei der Wahl eines Systemlieferanten zu beachten?

Sollte das Kassenterminal einmal nicht funktionieren, dann ist eine Dienstbereitschaft während der Veranstaltung eine große Hilfe.

Gerätesupport und Dienstleistungen während der Veranstaltung 

Beim Anschaffen eines Kassensystems lohnt es sich zum Beispiel zu prüfen, dass Ihnen ein effektiver Kundenservice sowie ein technischer Support zur Verfügung stehen, die schnell telefonisch erreichbar sind und bei Bedarf rasch vor Ort sein können.  

Besonders in einer betriebsamen und schnelllebigen Umgebung mit vielen Kunden und viel Hektik ist es wichtig, ein defektes Gerät schnell zu reparieren oder bei Bedarf weitere Geräte zu erhalten. An der Festivalbar ist keine Zeit zu klären, wem man wegen des defekten Kassenterminals angerufen sollte. Vielmehr muss die Kontaktaufnahme einfach gelingen und es muss schnell Hilfe zu bekommen sein. Sichern Sie sich ab, dass Ihr Systemlieferant auch während einer Veranstaltung unabhängig von der Uhrzeit einen Bereitschaftsdienst anbietet. 

Skalierbarkeit und Flexibilität 

Egal, ob es um eine Zahlungslösung, eine eigene App oder einen Webshop geht – vergewissern Sie sich, dass Sie weiterhin von der Lösung profitieren, auch wenn sich Ihr Betrieb vergrößern sollte. 

Eine neue Veranstaltung, ein neues Restaurant oder ein neuer Verein beginnen zunächst mit einem kleinen Betrieb und wachsen möglicherweise schnell. Achten Sie bei der Wahl eines Systemlieferanten darauf, dass er die Möglichkeit hat, weitere Geräte zu liefern und seine Dienstleistungen entsprechend Ihren Bedürfnissen in kurzer Zeit anpassen kann. 

Oft ist es außerdem notwendig, von einer Funktion auf mehrere aufzustocken. Es ist vereinbart, zuerst ein System zur Zutrittskontrolle für die Besucher Ihrer Veranstaltung anzuschaffen. Inmitten der Veranstaltungsplanung bemerken Sie jedoch, dass für unterschiedliche Kundengruppen zusätzlich Getränke- und Essensmarken benötigt werden. Ein guter Systemlieferant hilft und bietet für die von Ihnen bestellten RFID-Armbänder zusätzlich die Möglichkeit, neue Zahlungsarten hinzuzufügen. 

Eine Veranstaltungsbesucherin scannt ihr RFID-Armband am Einlasspunkt. Was ist bei der Wahl eines Systemlieferanten zu beachten?

Ein RFID-Armband erleichtert den Zutritt zur und das Einkaufen während einer Veranstaltung.

Integrierbarkeit 

Bei der Wahl eines Systemlieferanten ist es zudem wichtig zu beachten, wie gut die Systeme mit Ihren weiteren Arbeitsmitteln zusammen funktionieren.  

Die Integrierbarkeit eines Kassensystems etwa in die Bestandsverwaltung oder in Buchhaltungssysteme erleichtert und beschleunigt viele Prozesse. Andererseits verbessert die Kombination der Zutrittskontrolle zur Veranstaltung mit einer eigenen App und mit den Dienstleistungen der Ticketverkaufsstellen das Kundenerlebnis und optimiert den Zutritt zur Veranstaltung.

Flexible Integrationen sind ein wesentlicher Bestandteil einer funktionierenden Systemlösung. Wir von CoreGo erachten es als wichtig, die flexible Kombination unterschiedlicher geschäftlicher Tätigkeiten zu ermöglichen, damit sowohl Mitarbeiter als auch Kunden die unterschiedlichen Systeme gemeinsam einfach und reibungslos verwenden können. 

Daten und Berichterstattung 

Um Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln, benötigen Sie ein ausreichendes Datenvolumen und eine klare Berichterstattung. Hierfür müssen die Daten effektiv erfasst und in eine verständliche Form verpackt werden. 

 Ein Systemlieferant kann sowohl das Sammeln von Daten als auch deren Berichterstattung anbieten. Ein modernes Kassensystem generiert zum Beispiel Verkaufsdaten, die im besten Fall visuell in Echtzeit zu sehen sind. Durch die Zutrittskontrolle und das Besuchermonitoring entstehen Daten, die Sie einfach bei zukünftigen Plänen in Erwägung ziehen können. Das auf einer Kameraüberwachung basierende Besuchermonitoring deckt Staus, beliebte Wege, häufig ungenutzte Räume sowie Wartezeiten auf. 

 CoreGo bietet einen Cloud-Service, über den Sie den Cashflow der Veranstaltung, die Besucherzahlen oder den Nutzungsgrad der Räumlichkeiten in Echtzeit verfolgen können. So können Sie Verkaufszahlen, Hochzeiten des Nutzungsgrads sowie Vorlieben und Angewohnheiten von Kunden, Mitgliedern und Mitarbeitern verfolgen und Ihren Betrieb basierend auf klaren Berichten planen. 

 

Fachliche Kompetenz und Ressourcen   

 Bei der Wahl eines Systemlieferanten lohnt es sich zudem, die Ressourcen des Lieferanten zu prüfen. Wichtig ist zu klären, dass die Wartung des Dienstes nicht von einer oder zwei Personen abhängig ist, sondern dass der Lieferant über ausreichende Möglichkeiten besitzt, zu reagieren und Hilfe anzubieten, falls etwas Überraschendes passiert.  

 Hin und wieder ist es außerdem lohnenswert, zu Referenzgebern des Systemlieferanten Kontakt aufzunehmen und andere Benutzer der Dienstleistung nach ihren Erfahrungen zu fragen. Außerdem sollte auch die fachliche Kompetenz des Lieferanten berücksichtigt werden. Ein kompetenter Systemlieferant kann im besten Fall bei der Entscheidungsfindung und Planung unterstützen.  

 

Werte und Nachhaltigkeit   

 Für welche Werte steht Ihr Unternehmen? Auch der Systemlieferant sollte sich vergewissern, wie verantwortlich das Unternehmen mit Themen angefangen vom Wohlbefinden des Personals über die Datensicherheit bis hin zu Umweltfragen umgeht. 

 Ein Systemlieferant mit den gleichen Grundwerten entwickelt seinen Betrieb und seine Dienstleistungen in eine Richtung, die sich mit der Zukunft Ihrer Organisation deckt – so bestehen gute Voraussetzung dafür, dass sich aus der Zusammenarbeit eine lange und fruchtbare Partnerschaft bildet.