Milloin järjestelmätoimittajan valinta on ajankohtainen? Kun yrityksesi, harrastusseurasi tai järjestämäsi tapahtuma tarvitsee käytännön ratkaisujaeli toimivia järjestelmiä esimerkiksi maksujen vastaanottamiseen, kulunvalvontaan, verkkokauppaan tai mobiilisovelluksen rakentamiseen. Hyvä järjestelmätoimittaja voi toteuttaa tarpeitasi kattavasti ja monipuolisesti, tarjota tukea ja tarvittavia integraatioita olemassa oleviin järjestelmiin. 

Käymme tässä blogitekstissä läpi tärkeimmät asiat, jotka järjestelmätoimittajaa valitessa on hyvä huomioida. Olit sitten hankkimassa maksupäätteitä kesäkahvilalle, verkkokaupparatkaisua urheiluseuralle tai kokonaisvaltaista teknologiaratkaisua yleisötapahtumaan, pohdi ensimmäisenä näitä asioita. 

Palveluvalikoiman kokonaisvaltaisuus

Etenkin etsittäessä laajempaa järjestelmäratkaisua, on hyvä varmistua siitä, mitä palvelukokonaisuus pitää sisällään. Esimerkiksi suuressa yleisötapahtumassa tarvitset esimerkiksi maksujärjestelmän, kulunvalvonnan ratkaisuja eri asiakasryhmille, työntekijöille ja vapaaehtoisille, kävijälaskentaa, ja paljon muita järjestelmiä. 

Saatko kaiken tai suurimman osan näistä samasta paikasta? Mitä enemmän ratkaisuja löydät yhdeltä järjestelmätoimittajalta, sitä harvempien tahojen kanssa sinun on tehtävä sopimuksia, sumplittava aikatauluja ja järjestettävä palavereja. 

Mitä kaikkea voit järjestelmätoimittajalta odottaa? Tarvitsetko esimerkiksi: 

  • maksujärjestelmän 
  • älykortteja tai -rannekkeita nopeuttamaan maksutapahtumia ja kulkua 
  • kulunvalvontaa 
  • kävijälaskentaa 
  • datayhteyksiä 
  • verkkokaupan 
  • mobiilisovelluksen

Kokonaisvaltaisessa palvelukokonaisuudessa on kaikki ne osat, joita juuri sinä tarvitset. Kartoita siis tarkkaan ensin omat tarpeesi ja sitten se, tarjoaako potentiaalinen järjestelmätoimittaja osan niistä vai jopa ne kaikki. 

Tapahtumatyöntekijä tutkiii maksupäätteitä. Mitä on hyvä ottaa huomioon järjestelmätoimittajaa valitessa?

Kun maksupääte ei toimikaan, tapahtumanaikainen päivystys on iso apu.

Laitetuki ja tapahtumanaikainen päivystys 

Esimerkiksi kassajärjestelmää hankkiessa kannattaa varmistaa, että sinulla on käytettävissäsi tehokas asiakaspalvelu ja tekninen tuki, jonka saat nopeasti puhelimen päähän ja tarvittaessa paikan päälle.  

Etenkin hektisessä ja nopeatempoisessa ympäristössä, jossa asiakkaita on paljon ja jokaisella kiire, on tärkeää saada temppuileva laite nopeasti kuntoon tai saada tarvittaessa lisää laitteita käyttöön. Festivaalin baaritiskillä ei ole aikaa ryhtyä selvittämään, kenelle toimimattomasta maksupäätteestä soitetaan, vaan yhteydenoton on oltava helppoa ja avun löydyttävä nopeasti. Varmista siis, että järjestelmätoimittajasi tarjoaa myös tapahtumanaikaisen päivystyksen kellonajasta riippumatta. 

Skaalautuvuus ja joustavuus 

Oli kyseessä sitten maksuratkaisu, oma sovellus tai verkkokauppa, varmista, että ratkaisu palvelee sinua myös toiminnan laajentuessa.  

Uudella tapahtumalla, ravintolalla ja harrastusseuralla toiminta alkaa pienestä ja voi kasvaa nopeasti. Järjestelmätoimittajaa valitessa kannattaa varmistaa, että heillä on valmius toimittaa lisää laitteita ja laajentaa palveluitaan tarpeesi mukaan nopeallakin aikataululla. 

Usein tarpeeksi tulee myös laajentaa yhdestä toiminnosta useampaan. Sanotaan, että hankit ensin kulunvalvontajärjestelmän tapahtumasi kävijöille. Kesken tapahtuman suunnittelun huomaatkin, että eri asiakasryhmille tarvitaan lisäksi juoma- ja ruokalippuja. Hyvä järjestelmätoimittaja rientää apuun ja tarjoaa jo tilaamiisi älyrannekkeisiin lisäksi mahdollisuuden lisätä uudenlaisia maksutapoja. 

Tapahtumakävijä skannaa portilla älyrannekkeen. Mitä on hyvä ottaa huomioon järjestelmätoimittajaa valitessa?

Älyranneke helpottaa tapahtumaan saapumista ja ostosten tekemistä tapahtumassa.

Integroitavuus

Järjestelmätoimittajan valinnassa on tärkeää myös huomioida se, miten hyvin järjestelmät toimivat yhdessä muiden työvälineidesi kanssa.  

Esimerkiksi kassajärjestelmän integroitavuus varastonhallintaan ja kirjanpidon järjestelmiin helpottaa ja nopeuttaa useita prosesseja. Toisaalta tapahtuman kulunvalvonnan yhdistäminen omaan sovellukseen ja lippujen jälleenmyyjien palveluihin parantaa asiakaskokemusta ja suoraviivaistaa tapahtumaan saapumista. 

Joustavat integraatiot ovat olennainen osa toimivaa järjestelmäratkaisua. Meillä CoreGolla nähdään tärkeänä mahdollistaa eri liiketoimintojen yhdistäminen joustavasti, jotta niin työntekijän kuin asiakkaankin on helppo käyttää eri järjestelmiä sujuvasti yhdessä. 

Data ja raportointi 

Kehittääksesi toimintaasi tarvitset riittävästi dataa ja selkeitä raportteja. Tähän tarvitaan tehokasta tiedon keruuta ja sen paketointi ymmärrettävään muotoon. 

Järjestelmätoimittaja voi tarjota niin datan keruuta kuin sen raportointiakin. Esimerkiksi moderni kassajärjestelmä tuottaa myyntidataa, joka on parhaimmillaan reaaliaikaisesti nähtävissä visuaalisessa muodossa. Kulunvalvonta ja kävijäseuranta tuottavat dataa, jota sinun on helppo hyödyntää tulevia suunnitelmia pohtiessasi. Kameravalvontaan perustuva kävijäseuranta paljastaa ruuhkia, suosittuja reittejä, tiloja, jotka jäävät usein hyödyntämättä, ja jonotusaikoja. 

CoreGo tarjoaa pilvipalvelun, josta voit seurata tapahtuman kassavirtaa, kävijämääriä tai tilojen käyttöasteita reaaliaikaisesti. Näin voit seurata myyntilukuja, käyttöpiikkejä, asiakkaiden, jäsenten tai työntekijöiden mieltymyksiä ja tapoja, ja suunnitella toimintaasi selkeiden raporttien pohjalta. 

 

Ammattitaito ja resurssit   

Järjestelmätoimittajaa valittaessa kannattaa myös varmistua toimittajan resursseista. On tärkeää selvittää, ettei palvelun ylläpito ole yhden tai kahden henkilön varassa, vaan toimittajalla on riittävät valmiudet reagoida ja tarjota tukea, mikäli jotain yllättävää sattuisi.  

Toisinaan kannattaa myös ottaa yhteyttä järjestelmätoimittajan referensseihin ja kysyä muilta palvelun käyttäjiltä kokemuksia. Toimittajan henkilöstön ammattitaidosta on myös hyvä olla tietoinen; osaava järjestelmätoimittaja pystyy parhaimmillaan avustamaan päätöksenteossa ja suunnittelussa.  

 

Arvot ja vastuullisuus   

Millaiset arvot yritykselläsi on? On hyvä varmistua myös järjestelmätoimittajan osalta siitä, miten yrityksessä huomioidaan vastuullisuus henkilöstön hyvinvoinnista aina tietoturva-asioihin ja ympäristökysymyksiin. 

Samalla arvopohjalla toimiva järjestelmätoimittaja kehittää toimintaansa ja palveluaan suuntaan, joka sopii myös oman organisaatiosi tulevaisuuteen – näin yhteistyöllä on hyvät edellytykset muodostua pitkäksi ja hedelmälliseksi kumppanuudeksi.