När är det aktuellt att välja systemleverantör? När ditt företag, din hobbyförening eller ett evenemang du ordnar behöver praktiska lösningar – det vill säga fungerande system till exempel för mottagande av betalningar, passagekontroll, en webbutik eller byggande av en mobilapp. En bra systemleverantör kan tillgodose dina behov på ett heltäckande och mångsidigt sätt samt erbjuda stöd och nödvändiga integrationer i befintliga system.  

I den här bloggtexten tar vi upp de viktigaste frågorna som är bra att tänka på när du väljer en systemleverantör. Vare sig du ska skaffa betalterminaler för ett sommarkafé, en webbutikslösning för en idrottsförening eller en övergripande teknisk lösning för en offentlig tillställning, fundera först på de här sakerna. 

 

Ett övergripande tjänsteutbud 

Särskilt när man letar efter en mer omfattande systemlösning är det bra att försäkra sig om vad servicehelheten innehåller. Vid en stor offentlig tillställning behöver du till exempel betalningssystem, lösningar för passagekontroll för olika kundgrupper, anställda och frivilliga, besökarräkning, och många andra system. 

Får du allt detta eller största delen från ett och samma ställe? Ju fler lösningar du hittar hos en systemleverantör, desto färre aktörer behöver du ingå avtal, styra upp tidtabeller och ordna möten med. 

Vad kan du förvänta dig av systemleverantören? Behöver du till exempel: 

  • ett betalningssystem 
  • smartkort eller smartarmband för snabbare betalningstransaktioner och passage 
  • passagekontroll 
  • besökarräkning 
  • dataförbindelser 
  • en webbutik 
  • en mobilapp 

En övergripande servicehelhet innehåller alla de delar som just du behöver. Börja alltså med att kartlägga dina behov noggrant och fundera sedan på om en potentiell systemleverantör erbjuder en del av dem eller till och med alla. 

En anställd på ett evenemang undersöker betalterminaler. Vad gäller det att tänka på när man väljer en systemleverantör?

När en betalterminal inte fungerar som den ska är det till stor hjälp att ha tillgång till en jourtjänst under evenemanget.

Utrustningsstöd och jour under evenemanget 

Till exempel när du skaffar ett kassasystem gör du klokt i att förvissa dig om att du har tillgång till effektiv kundservice och teknisk support. Du ska kunna nå dem snabbt per telefon och vid behov få hjälp på plats.  

Särskilt i en hektisk miljö med högt tempo där det finns många kunder och alla har bråttom är det viktigt att snabbt åtgärda den felaktiga enheten och ha fler enheter tillgängliga om det behövs. Vid bardisken på en festival finns det inte tid att ta reda på vem man ska ringa om en betalterminal inte fungerar. Då ska det vara lätt att få tag på någon och snabbt få hjälp. Försäkra dig alltså om att din systemleverantör också erbjuder jour under evenemanget oberoende av vad klockan är. 

Skalbarhet och flexibilitet 

Oavsett om det är fråga om en betalningslösning, en egen app eller en webbutik, se till att lösningen även tjänar dig när verksamheten växer.

Ett nytt evenemang, en restaurang eller en hobbyförening börjar med en småskalig verksamhet som kan växa snabbt. När du väljer en systemleverantör lönar det sig att kontrollera att de har beredskap att leverera mer utrustning och utvidga sina tjänster enligt dina behov även enligt en snabb tidtabell.

Ofta uppstår också ett behov att utvidga från en verksamhet till flera. Låt oss säga att du först skaffar ett system för passagekontroll för besökarna på ditt evenemang. Mitt under planeringen av evenemanget upptäcker du att det dessutom behövs mat- och dryckesbiljetter för olika kundgrupper. En bra systemleverantör kommer snabbt till undsättning och erbjuder en möjlighet att lägga till nya betalsätt till smartarmbanden du beställde tidigare. 

En evenemangsbesökare skannar sitt smartarmband vid porten. Vad gäller det att tänka på när man väljer en systemleverantör?

Ett smartarmband underlättar ankomsten till evenemanget och möjliggör köp under evenemanget.

Möjlighet till integration 

Vid valet av systemleverantör är det också viktigt att beakta hur väl systemen fungerar tillsammans med dina andra arbetsredskap. 

Till exempel möjligheten att integrera kassasystemet i lagerhållning och bokföringssystem underlättar och påskyndar flera processer. Att koppla passagekontrollen vid evenemanget till en egen app och till biljettåterförsäljarnas tjänster förbättrar kundupplevelsen och gör att ankomsten till evenemanget går smidigare. 

Flexibla integrationer är en väsentlig del av en fungerande systemlösning. På CoreGo anser vi att det är viktigt att möjliggöra en smidig kombination av olika affärsverksamheter så att både arbetstagaren och kunden lätt och problemfritt kan använda olika system tillsammans. 

Data och rapportering 

För att utveckla din verksamhet behöver du tillräckligt med data och tydliga rapporter. För det behövs en effektiv datainsamling och en lättbegriplig paketering av data. 

Systemleverantören kan tillhandahålla både datainsamling och rapportering. Till exempel ett modernt kassasystem producerar försäljningsdata som i bästa fall kan ses i realtid i visuell form. Passagekontroll och besökaruppföljning producerar data som du lätt kan använda när du gör upp planer för framtiden. Besökaruppföljning som bygger på kameraövervakning berättar om var det är rusning, populära rutter, lokaler som inte utnyttjas så ofta och kötider. 

CoreGo erbjuder en molntjänst där du kan följa evenemangets kassaflöde, besökarantal eller användningsgrad av lokalerna i realtid. På så sätt kan du följa försäljningssiffror, användningstoppar, kundernas, medlemmars eller anställdas preferenser och vanor och du kan planera din verksamhet utifrån tydliga rapporter. 

 

Kompetens och resurser   

När du väljer en systemleverantör bör du säkerställa leverantörens resurser. Det är viktigt att utreda att upprätthållandet av tjänsten inte står och faller på en eller två personer. Leverantören ska ha tillräcklig beredskap att reagera och erbjuda stöd om det händer något överraskande.  

Ibland är det också bra att ta kontakt med systemleverantörens referenser och fråga andra tjänsteanvändare om deras erfarenheter. Det är också bra att vara medveten om leverantörspersonalens kompetens. En kunnig systemleverantör kan i bästa fall hjälpa till med beslutsfattande och planering.  

 

Värderingar och ansvar   

Hurdana värderingar har ditt företag? När det gäller systemleverantören är det också bra att försäkra sig om hur företaget tar sitt ansvar i allt från personalens välbefinnande till dataskyddsfrågor och miljöfrågor. 

En systemleverantör som verkar på samma värdegrund utvecklar sin verksamhet och sina tjänster i en riktning som passar också din organisations framtid – det här bäddar för att samarbetet ska kunna utvecklas till ett långvarigt och hållbart partnerskap.